अधिकांश संयंत्र प्रबंधक एक साधारण प्रश्न का उत्तर नहीं दे सकते: एक साइलो सफाई कार्यक्रम की वास्तव में लागत क्या है?
वे जानते हैं कि ठेकेदार का चालान क्या कहता है। वे मोटे तौर पर जानते हैं कि कितना उत्पादन नष्ट हुआ। लेकिन जब उनसे एक नंबर मांगा जाता है जिसमें श्रम, सुरक्षा तैयारी, उपकरण किराये, खोया हुआ थ्रूपुट, शेड्यूल व्यवधान और अनुवर्ती मरम्मत शामिल होती है, तो अधिकांश एक अनुमान देते हैं। और अनुमान अच्छे प्रबंधन निर्णयों का आधार नहीं हैं।
यह आलेख एक विधि प्रदान करता है. यह साइलो सफाई कार्यक्रम की लागत को मापने योग्य घटकों में विभाजित करता है। यह ऐसे फ़ॉर्मूले प्रदान करता है जिन्हें कोई भी प्लांट इंजीनियर अधिकांश सुविधाओं में पहले से उपलब्ध डेटा के साथ लागू कर सकता है। और यह दिखाता है कि इन नंबरों का उपयोग यह तय करने के लिए कैसे किया जाए कि निवारक उपकरण या एक अलग सफाई विधि फायदेमंद है या नहीं।
कोई सिद्धांत नहीं. कोई मार्केटिंग नहीं. आप वास्तव में कितना खर्च कर रहे हैं इसकी गणना करने के लिए बस एक कार्य पद्धति।
अध्याय एक: ठेकेदार चालान को तोड़ना
ठेकेदार चालान वह जगह है जहां अधिकांश लागत विश्लेषण रुकते हैं। लेकिन इनवॉइस में अलग से जांचने लायक कई लाइन आइटम शामिल हैं।
लामबंदी और विमुद्रीकरण पहली पंक्ति की वस्तु है। ठेकेदार आपकी साइट पर उपकरण और चालक दल लाने और बाद में उन्हें हटाने के लिए शुल्क लेते हैं। यह शुल्क काफी हद तक तय है, भले ही वास्तव में कितनी सफाई की गई हो। एक छोटे से सफ़ाई कार्य के लिए, जुटाना कुल बिल का एक बड़ा प्रतिशत हो सकता है। किसी बड़े काम के लिए यह फैल जाता है।
प्रति घंटा श्रम दर दूसरी पंक्ति की वस्तु है। इस दर में श्रमिक का वेतन, उनके लाभ, ठेकेदार का ओवरहेड और लाभ शामिल है। प्रमुख औद्योगिक क्षेत्रों में, पिछले पांच वर्षों में सीमित स्थान में प्रवेश कार्य के लिए समग्र दर में सामान्य मुद्रास्फीति से काफी अधिक वार्षिक दर से वृद्धि हुई है। मुख्य चालक अकेले वेतन का दबाव नहीं है, बल्कि इस काम को करने के इच्छुक योग्य श्रमिकों का सिकुड़ता समूह है।
उपकरण शुल्क तीसरी पंक्ति की वस्तु है। ठेकेदार वैक्यूम ट्रक, लोडर, जनरेटर, प्रकाश व्यवस्था, वेंटिलेशन पंखे, गैस मॉनिटर और संचार प्रणालियों के लिए अलग से शुल्क ले सकते हैं। कुछ ठेकेदार उपकरण को प्रति घंटा की दर से बंडल करते हैं। अन्य लोग आइटम बनाते हैं। किसी भी तरह से, उपकरण आम तौर पर कुल चालान का एक हिस्सा होता है।
सुरक्षा और अनुपालन शुल्क चौथी पंक्ति की वस्तु हैं। इनमें गैस निगरानी, बचाव स्टैंडबाय, प्रवेश श्रमिकों का चिकित्सा मूल्यांकन और दस्तावेज़ीकरण शामिल हैं। कुछ न्यायक्षेत्रों में, ये शुल्क विनियमन द्वारा अनिवार्य हैं और काम कितना भी सरल प्रतीत हो, इन्हें माफ नहीं किया जा सकता है।
अपशिष्ट प्रबंधन और निपटान पांचवीं पंक्ति की वस्तु है। साइलो से निकाली गई सामग्री कहीं न कहीं जानी चाहिए। यदि सामग्री को उत्पादन लाइन में वापस किया जा सकता है, तो निपटान लागत न्यूनतम है। यदि सामग्री कठोर, दूषित या ख़राब हो गई है, तो निपटान के लिए विशेष प्रबंधन की आवश्यकता हो सकती है और महत्वपूर्ण व्यय उत्पन्न हो सकता है।
एक सामान्य मध्यम आकार के साइलो इवेंट के लिए, अकेले ठेकेदार का बिल कई हज़ार से लेकर कई दसियों हज़ार डॉलर तक होता है। लेकिन यह लागत विश्लेषण की केवल शुरुआत है।
अध्याय दो: उत्पादन हानि को मापना
साइलो सफाई कार्यक्रम के दौरान उत्पादन हानि अक्सर सबसे बड़ा एकल लागत घटक होता है, फिर भी इसकी गणना शायद ही कभी किसी सटीकता के साथ की जाती है।
गणना के लिए तीन संख्याओं की आवश्यकता होती है. पहला उत्पादन रुकावट की अवधि है जिसे घंटों में मापा जाता है। दूसरी सुविधा की सामान्य उत्पादन दर टन प्रति घंटे या यूनिट प्रति घंटे में मापी जाती है। तीसरा प्रति टन या प्रति यूनिट योगदान मार्जिन है, जिसका अर्थ है बिक्री मूल्य घटाकर परिवर्तनीय लागत।
सूत्र सरल है. उत्पादन हानि व्यवधान घंटे गुणा उत्पादन दर गुणा योगदान मार्जिन के बराबर होती है।
चुनौती फॉर्मूला नहीं बल्कि इनपुट है। रुकावट के घंटों को अक्सर कम करके आंका जाता है क्योंकि सुविधाएं केवल उन घंटों की गिनती करती हैं जब उत्पादन पूरी तरह से बंद हो गया था। आंशिक दर संचालन, जहां डाउनस्ट्रीम प्रक्रियाएं कम गति से चलती हैं क्योंकि साइलो डिस्चार्ज प्रतिबंधित है, इससे भी नुकसान होता है। यदि कोई साइलो अपनी सामान्य प्रवाह दर का केवल आधा ही दे पाता है, तो प्रभावी हानि उन घंटों के लिए योगदान मार्जिन का आधा है।
उत्पादन दर आमतौर पर सामान्य परिचालन डेटा से ज्ञात होती है। अंशदान मार्जिन के लिए लेखांकन इनपुट की आवश्यकता होती है लेकिन यह अधिकांश सुविधाओं में उपलब्ध है। अस्थिर मूल्य निर्धारण वाले उद्योगों के लिए, पिछले बारह महीनों के औसत का उपयोग एक उचित अनुमान प्रदान करता है।
एक उदाहरण इसे ठोस बनाता है. एक सीमेंट संयंत्र दस डॉलर प्रति टन के योगदान मार्जिन के साथ दो सौ टन प्रति घंटे की गति से संचालित होता है। एक साइलो सफाई कार्यक्रम में बारह घंटे के लिए उत्पादन बंद हो जाता है। उत्पादन हानि बारह गुना दो सौ गुना दस या चौबीस हजार डॉलर है।
यदि उसी संयंत्र में पूर्ण रुकावट से पहले आठ घंटों के लिए सामान्य दर के पचास प्रतिशत पर आंशिक प्रवाह का अनुभव हुआ था, तो अतिरिक्त नुकसान आठ गुना एक सौ गुना दस या आठ हजार डॉलर होगा। आयोजन में कुल उत्पादन हानि बत्तीस हजार डॉलर होगी।
ध्यान दें कि इस गणना में सामग्री का मूल्य शामिल नहीं है। इसका अंशदान मार्जिन में अलग से हिसाब लगाया जाता है। उत्पादन हानि अनुमान में दोहरी गणना एक सामान्य त्रुटि है।
अध्याय तीन: अनुसूची व्यवधान लागत पर कब्जा करना
शेड्यूल में व्यवधान वह लागत घटक है जिससे अधिकांश सुविधाएं पूरी तरह चूक जाती हैं। यह तब उत्पन्न होता है जब एक अनियोजित साइलो सफाई कार्यक्रम अन्य रखरखाव कार्यों को स्थगित करने के लिए मजबूर करता है।
तंत्र सरल है. प्रत्येक संयंत्र में सीमित संख्या में रखरखाव खिड़कियाँ होती हैं। नियोजित कटौती महीनों पहले से निर्धारित होती है। जब कोई अनियोजित घटना नियोजित आउटेज विंडो के हिस्से का उपभोग करती है, तो उस विंडो के लिए निर्धारित कार्य को स्थगित कर दिया जाना चाहिए। टाले गए काम बाद में असफलता का कारण बन सकते हैं।
शेड्यूल व्यवधान लागत की गणना के लिए यह ट्रैक करना आवश्यक है कि क्या स्थगित किया गया था और परिणामस्वरूप क्या हुआ। यदि टरबाइन निरीक्षण स्थगित कर दिया गया था और टरबाइन बाद में विफल हो गया, तो उस विफलता की पूरी लागत शेड्यूल व्यवधान के कारण होगी। यदि निवारक रखरखाव स्थगित कर दिया गया था और कोई विफलता नहीं हुई, तो लागत शून्य हो सकती है। अनिश्चितता के कारण इस घटक की मात्रा निर्धारित करना कठिन हो जाता है, लेकिन इसे अनदेखा करना वास्तविक लागत को पूरी तरह से कम कर देता है।
एक व्यावहारिक दृष्टिकोण उद्योग डेटा के आधार पर एक रूढ़िवादी अनुमान लागू करना है। सख्त रखरखाव कार्यक्रम वाली सुविधाओं के लिए, शेड्यूल व्यवधान आम तौर पर एक अनियोजित घटना की प्रत्यक्ष लागत में दस से तीस प्रतिशत के बीच जोड़ता है। सुस्त शेड्यूल वाली सुविधाओं के लिए, अतिरिक्त राशि नगण्य हो सकती है।
अनिश्चितता को कम करने का सबसे अच्छा तरीका योजना में सुधार करना है। जो सुविधाएं अपने आउटेज शेड्यूल में एक बफर बनाए रखती हैं, अनियोजित कार्य के लिए कुछ समय आरक्षित करती हैं, उन्हें कम शेड्यूल व्यवधान लागत का अनुभव होता है। इस बफ़र की अपनी लागत होती है, लेकिन वह लागत प्रत्येक से पूरी तरह वसूलने के बजाय सभी घटनाओं में फैली हुई होती है।
अध्याय चार: प्रबंधन के ध्यान के लिए लेखांकन
प्रबंधन का ध्यान लागत घटक है जिसे लगभग कोई भी सुविधा निर्धारित नहीं करती है। फिर भी संयंत्र प्रबंधक, रखरखाव पर्यवेक्षक और इंजीनियर एक अनियोजित साइलो सफाई कार्यक्रम पर जो समय खर्च करते हैं, वह सुधार परियोजनाओं, ऑपरेटर प्रशिक्षण, या प्रक्रिया अनुकूलन पर खर्च नहीं किया जाता है।
गणना के लिए घटना पर प्रत्येक प्रबंधन भूमिका द्वारा खर्च किए गए घंटों को ट्रैक करना और प्रति घंटा लागत दर से गुणा करना आवश्यक है। प्रबंधन के लिए प्रति घंटा लागत दर में वेतन, लाभ और ओवरहेड के लिए आवंटन शामिल होना चाहिए।
एक उदाहरण. प्रति वर्ष एक लाख पचास हजार डॉलर कमाने वाला एक प्लांट मैनेजर प्रति वर्ष दो हजार घंटे काम करता है, जो प्रति घंटे पचहत्तर डॉलर की दर देता है। यदि वह प्रबंधक साइलो सफाई कार्यक्रम में दस घंटे बिताता है, तो लागत सात सौ पचास डॉलर है। एक रखरखाव पर्यवेक्षक प्रति वर्ष एक लाख डॉलर पर प्रति घंटे पचास डॉलर और जोड़ता है। यदि पर्यवेक्षक बीस घंटे बिताता है, तो वह एक हजार डॉलर है। एक इंजीनियर प्रति वर्ष अस्सी हजार डॉलर पर प्रति घंटे चालीस डॉलर जोड़ता है। पन्द्रह घंटे के साथ, वह छह सौ डॉलर है। आयोजन के लिए कुल प्रबंधन ध्यान लागत दो हजार तीन सौ पचास डॉलर है।
व्यक्तिगत घटनाएँ शायद ही कभी बड़ी प्रबंधन ध्यान लागत उत्पन्न करती हैं। लेकिन जो सुविधाएं बार-बार घटनाओं का अनुभव करती हैं, वे महत्वपूर्ण प्रबंधन समय जमा करती हैं। एक वर्ष में दस आयोजनों के साथ, प्रबंधन का ध्यान अकेले तेईस हजार पांच सौ डॉलर तक पहुंच जाता है।
अधिक महत्वपूर्ण प्रभाव अवसर लागत है। बार-बार आने वाले संकटों पर खर्च किया गया प्रबंधन का समय विश्वसनीयता में सुधार के लिए प्रबंधन का समय उपलब्ध नहीं है। ऐसी सुविधाएँ जो घटना की आवृत्ति को कम करती हैं, कार्य के लिए प्रबंधन क्षमता को मुक्त करती हैं जो भविष्य की घटनाओं को रोकती हैं।
अध्याय पाँच: संपूर्ण आयोजन लागत सूत्र
सभी घटकों को एक साथ मिलाकर, साइलो सफाई कार्यक्रम की कुल लागत निम्नानुसार व्यक्त की जा सकती है।
कुल लागत ठेकेदार के बिल, उत्पादन हानि, शेड्यूल व्यवधान, प्रबंधन का ध्यान और उपकरण क्षति के बराबर है।
ठेकेदार चालान सीधे खरीद आदेशों से उपलब्ध है। उत्पादन हानि की गणना आंशिक प्रवाह अवधि सहित रुकावट घंटे गुणा उत्पादन दर गुणा योगदान मार्जिन के रूप में की जाती है। सुविधा विशिष्ट कारकों के आधार पर अनुसूची व्यवधान का अनुमान प्रत्यक्ष लागत के प्रतिशत के रूप में लगाया जाता है। प्रबंधन के ध्यान की गणना भूमिका समय, प्रति घंटा लागत दरों द्वारा ट्रैक किए गए घंटों के रूप में की जाती है। उपकरण क्षति में कोई भी वाल्व, फ्लुइडाइज़र, लेवल सेंसर, या अन्य घटक शामिल हैं जो घटना को ट्रिगर करने वाले संचय के कारण विफल हो गए।
अधिकांश सुविधाओं के लिए, उत्पादन हानि सबसे बड़ा घटक है, जो अक्सर ठेकेदार के चालान से दो या तीन गुना अधिक होती है। प्रबंधन का ध्यान और शेड्यूल में व्यवधान से छोटी लेकिन नगण्य मात्रा जुड़ती है। उपकरण क्षति संचय की गंभीरता और डाउनस्ट्रीम घटकों की भेद्यता के आधार पर व्यापक रूप से भिन्न होती है।
सतत प्रक्रिया उद्योग में एक विशिष्ट मध्यम गंभीरता की घटना के लिए एक उचित अनुमान यह है कि कुल लागत ठेकेदार के चालान के तीन से पांच गुना के बराबर होती है। इस प्रकार बीस हजार डॉलर के ठेकेदार चालान का मतलब कुल लागत साठ से एक लाख डॉलर के बीच है।
अध्याय छह: निवेश निर्णय लेने के लिए लागत डेटा का उपयोग करना
एक बार जब किसी सुविधा के पास साइलो सफाई घटनाओं के लिए विश्वसनीय लागत डेटा होता है, तो वह डेटा निवेश निर्णय ले सकता है। तर्क सरल है. यदि कोई निवारक उपाय घटनाओं की आवृत्ति या गंभीरता को कम करता है, तो इसका मूल्य उन घटनाओं की लागत के बराबर होता है जिन्हें यह रोकता है।
बीस हजार डॉलर की लागत वाले एक निरीक्षण रोबोट पर विचार करें। यदि वह रोबोट अस्सी हजार डॉलर की कुल लागत के साथ प्रति वर्ष एक घटना को रोकने की सुविधा देता है, तो भुगतान अवधि तीन महीने है। भले ही रोबोट हर दो साल में केवल एक घटना को रोकता है, फिर भी भुगतान की अवधि केवल छह महीने है।
एक लाख पचास हजार डॉलर की लागत वाले दूरस्थ विध्वंस उपकरण पर विचार करें। यदि वह उपकरण ठेकेदार शुल्क को समाप्त करके और उत्पादन हानि की अवधि को कम करके प्रत्येक घटना की लागत को अस्सी हजार डॉलर से घटाकर बीस हजार डॉलर कर देता है, और यदि सुविधा प्रति वर्ष तीन घटनाओं का अनुभव करती है, तो वार्षिक बचत एक लाख अस्सी हजार डॉलर है। पेबैक अवधि दस महीने है.
तीन लाख डॉलर की लागत वाले साइलो डिज़ाइन संशोधन पर विचार करें। यदि वह संशोधन घटना की आवृत्ति को प्रति वर्ष तीन से घटाकर प्रति वर्ष एक कर देता है, और प्रत्येक घटना की लागत अस्सी हजार डॉलर होती है, तो वार्षिक बचत एक लाख साठ हजार डॉलर होती है। पेबैक अवधि लगभग तेईस महीने है।
ये गणनाएँ सीधी हैं. अधिकांश सुविधाओं में इन्हें बनने से जो चीज़ रोकती है वह तकनीकी कठिनाई नहीं बल्कि डेटा की कमी है। प्रति घटना विश्वसनीय लागत के बिना, कोई भी तर्कसंगत निवेश निर्णय संभव नहीं है।
अध्याय सात: घटना लागत ट्रैकिंग के लिए एक सरल टेम्पलेट
जो सुविधाएं अपने लागत डेटा में सुधार करना चाहती हैं वे एक सरल ट्रैकिंग टेम्पलेट लागू कर सकती हैं। टेम्पलेट में निम्नलिखित फ़ील्ड शामिल होने चाहिए.
घटना की तारीख और साइलो पहचान। ट्रिगर कारण, जिसका अर्थ यह है कि सफाई की आवश्यकता है जैसे कोई प्रवाह नहीं, कम दर, या निर्धारित निरीक्षण। लाइन आइटमों के टूटने के साथ ठेकेदार का कुल चालान। उत्पादन में रुकावट के घंटे पूर्ण विराम पर। आंशिक दर पर उत्पादन में कटौती के घंटे। सामान्य प्रवाह का आंशिक दर प्रतिशत. संयंत्र की सामान्य उत्पादन दर टन प्रति घंटे में। प्रति टन अंशदान मार्जिन. संयंत्र प्रबंधक, रखरखाव पर्यवेक्षक, इंजीनियरों और तकनीशियनों के लिए अनुमानित प्रबंधन घंटे। घटना के दौरान या संचय के प्रत्यक्ष परिणाम के रूप में क्षतिग्रस्त कोई भी उपकरण। शेड्यूल व्यवधान नोट्स यह दर्शाते हैं कि कौन सा कार्य स्थगित किया गया था।
इन क्षेत्रों के साथ एक पेज का फॉर्म प्रत्येक घटना के बाद पंद्रह मिनट में पूरा किया जा सकता है। एक वर्ष के दौरान, संचित डेटा वास्तविक लागतों की स्पष्ट तस्वीर प्रदान करता है।
सबसे उपयोगी आउटपुट प्रति घटना औसत लागत नहीं बल्कि वितरण है। एक सुविधा में कई कम लागत वाले कार्यक्रम और कुछ बहुत अधिक लागत वाले कार्यक्रम हो सकते हैं। उच्च लागत वाली घटनाएँ, जो प्रति वर्ष केवल एक बार घटित हो सकती हैं, अक्सर निवारक निवेश के अर्थशास्त्र को संचालित करती हैं। एक लाख डॉलर की घटना को रोकना दस दस हजार डॉलर की घटना को रोकने की तुलना में कहीं अधिक खर्च को उचित ठहराता है।
अध्याय आठ: लागत अनुमान में सामान्य त्रुटियाँ
जब सुविधाएं साइलो सफाई कार्यक्रम की लागत की गणना करने का प्रयास करती हैं तो कई त्रुटियां दोहराई जाती हैं। इन त्रुटियों से बचने से निर्णय की गुणवत्ता में सुधार होता है।
पहली त्रुटि उत्पादन हानि के मूल्य निर्धारण के लिए योगदान मार्जिन के बजाय विक्रय मूल्य का उपयोग करना है। विक्रय मूल्य में कच्चे माल और ऊर्जा जैसी परिवर्तनीय लागतें शामिल होती हैं जो उत्पादन बंद होने पर खर्च नहीं होती हैं। विक्रय मूल्य का उपयोग हानि को बढ़ा-चढ़ाकर बताता है और अनावश्यक निवेश के प्रति पूर्वाग्रहपूर्ण निर्णय लेता है।
दूसरी त्रुटि आंशिक प्रवाह अवधियों की अनदेखी करना है। साइलो सफाई कार्यक्रम के दौरान उत्पादन जारी रह सकता है लेकिन कम दर पर। कम दर से होने वाला नुकसान वास्तविक है और इसे शामिल किया जाना चाहिए।
तीसरी त्रुटि भौतिक मूल्य की दोहरी गणना है। यदि योगदान मार्जिन में पहले से ही सामग्री का मूल्य शामिल है, तो सामग्री लागत को अलग से न जोड़ें।
चौथी त्रुटि है प्रबंधन का ध्यान मुक्त मानना। यह मुफ़्त नहीं है. यह एक ऐसा संसाधन है जिसे अन्यत्र तैनात किया जा सकता है।
पांचवीं त्रुटि अगले आयोजन की लागत को नजरअंदाज करना है। एक निवारक निवेश जो भविष्य की घटनाओं को समाप्त करता है, उसका मूल्यांकन उन घटनाओं की लागत के विरुद्ध किया जाना चाहिए, न कि केवल सबसे हाल की घटना की लागत के विरुद्ध। यदि घटनाएँ लगातार या अधिक गंभीर होती जा रही हैं, तो ऐतिहासिक औसत का उपयोग भविष्य के लाभ को कम करके बताता है।
निष्कर्ष
साइलो सफाई कार्यक्रम की वास्तविक लागत जानने योग्य है। ठेकेदार के चालान केवल शुरुआत हैं। उत्पादन हानि, शेड्यूल में व्यवधान, प्रबंधन का ध्यान, और उपकरण क्षति कुल में काफी हद तक जुड़ जाती है।
जो सुविधाएं इन लागतों को व्यवस्थित रूप से ट्रैक करती हैं उन्हें दो लाभ मिलते हैं। सबसे पहले, वे निवारक उपकरण, निरीक्षण कार्यक्रम और डिज़ाइन संशोधनों के बारे में तर्कसंगत निवेश निर्णय ले सकते हैं। दूसरा, वे समान सुविधाओं के मुकाबले अपने प्रदर्शन का मूल्यांकन कर सकते हैं और सुधार के अवसरों की पहचान कर सकते हैं।
इस आलेख में वर्णित विधि के लिए किसी विशेष सॉफ़्टवेयर या परामर्श समर्थन की आवश्यकता नहीं है। उत्पादन डेटा, लेखांकन जानकारी और स्प्रेडशीट तक पहुंच वाला कोई भी प्लांट इंजीनियर इसे लागू कर सकता है। एकमात्र आवश्यकता प्रत्येक घटना के बाद डेटा एकत्र करने का अनुशासन और संख्याएं जो दिखाती हैं उस पर विश्वास करने की इच्छा है।
उन संयंत्र प्रबंधकों के लिए जिन्होंने कभी साइलो सफाई कार्यक्रम की पूरी लागत की गणना नहीं की है, पहली गणना अक्सर आश्चर्यजनक होती है। यह संख्या उम्मीद से ज़्यादा है. वह आश्चर्य बेहतर प्रबंधन की शुरुआत है।
